Med obegränsat bredband och strukturerade videomöten har analysföretaget Whispr Group skapat ett effektivt hybridkontor. “Ha tydliga rutiner, håll kameran igång och glöm inte småpratet”, tipsar kollegorna Lukas Sveman och Jennifer Smith.
Dataanalysföretaget Whispr Group har ett stort, modernt kontor vid Mariatorget på Söder i Stockholm med väl tilltagna ytor för både arbete, kundmöten och mingel. Socialt umgänge, frukostar och AW är en viktig och uppskattad del av företagskulturen. Att jobba på plats på kontoret har varit en självklarhet för de drygt 40 medarbetarna i Stockholm. Tills nu, då de gjort gemensam sak med resten av Sverige och sitter hemma. Oftast…
- Vår policy är - och har alltid varit – att det går bra att jobba hemifrån på frivillig basis. Den stora skillnaden är att nu gör vi det som regel, förut hände det i undantagsfall, berättar Jennifer Smith, som är VD-assistent och kontorsansvarig.
- Jag har under mina snart tio år på bolaget nästan aldrig jobbat hemifrån, nu gör jag det hela tiden, säger Lukas Sveman, som är Operations Manager.
Kontoret har hållit öppet under hela pandemin, men hemarbete rekommenderas och uppmuntras starkt. Ungefär tio personer per dag är på jobbet, medan 30 sitter hemma.
Whispr Group erbjuder analys- och AI-verktyg för storbolag i flera branscher och har närvaro i Oslo och New York. Väl fungerande datakommunikation och videomöten med utlandskontoren är A och O sedan länge. Att det går att ställa om till distansarbete även lokalt har ändå varit en ögonöppnare. Med Zoom, Google och väl tilltaget bredband från Tele2 - parat med disciplinerade rutiner - har effektiviteten i vissa fall till och med ökat.
- Man kan arbeta väldigt fokuserat hemifrån. Vi har inte märkt något bortfall, varken i produktiviteten eller i relationen till kunderna, säger Lukas.
- Det går att spara mycket tid. Särskilt när det gäller resor, säger Jennifer som för egen del trots detta ändå oftast väljer att åka in till kontoret.
- Vi har också blivit mer noga med tider. Att komma två minuter för sent upplevs mycket mer störande när det är ett digitalt möte. Mötena börjar och slutar på utsatt tid, säger Lukas som är ständigt uppkopplad och har i genomsnitt fyra videomöten per dag, vilket han bedömer som representativt för bolaget som helhet.
Både Lukas och Jennifer längtar efter att återgå till en mer normal kontorstillvaro, men när pandemin har klingat av tror de ändå på en fortsatt hybridlösning - där det blir vanligare med distansarbete än innan, även om de flesta kommer att gå tillbaka till kontoret.
- Vi har frågat våra medarbetare via enkäter hur de vill göra sen och de flesta - cirka 75 procent - vill främst jobba från kontoret - men även en eller ett par dagar på distans, berättar Jennifer Smith.
- Ytterst få vill jobba hemifrån på heltid, det är en mix som gäller. För egen del tror jag på fyra dagar på kontoret - en dag hemma, säger Lukas Sveman.
Inställningen till distansarbete på Whispr Group har gått i vågor. Det framgår av enkäterna: initialt ogillades idén att jobba hemifrån, sedan vande sig de flesta och tyckte det funkade bra. Efter sommaren fanns ett starkt sug att komma tillbaka till kontoret. Nu har medarbetarna förlikat sig med hemarbete igen – men inte för alltid.
- Motivationen följer FHM:s rekommendationer, konstaterar Lukas Sveman.
Det som blir lidande är den sociala dimensionen av arbetet. Det är en viktig del av Whispr Groups kultur som är svår återskapa digitalt. En paradoxal risk med hemarbetet är också att man blir för fokuserad och effektiv. När digitala möten avlöser varandra är det lätt att glömma småpratet. Det gäller att påminna sig om att det är viktigt.
- Vi har kört sociala fredagsavstämningar men inga Zoom AW eller liknande. Men om det här blir långvarigt måste vi få till ett koncept som funkar i längden, säger Lukas.
- Vi har precis bestämt att lägga till Breakout Rooms på Zoom, för detta. Det kommer nog bli bra, berättar Jennifer.
Vilka verktyg använder ni? Har ni börjat använda något ni inte hade tidigare?
- Egentligen inte. Vår tekniklösning är primärt Google och i viss mån Zoom med kameror från Logitech och Tele2s abonnemang Obegränsad. Vi använder de verktyg vi redan hade, men vissa av dem, som videokonferenslösningarna, används mycket, mycket mer idag.
Har ni behövt införa nya arbetsrutiner för möten? - En regel har vi haft från dag ett - kameran ska vara på i videomötena, så att vi ser varandra. Det är det viktigaste när man inte träffas fysiskt och en stor skillnad mot tidigare.
Lukas och Jennifer berättar att många, inklusive de själva, var oroliga inledningsvis och hade alla möjliga farhågor - att folk skulle bli ensamma, omotiverade eller lata. Att det skulle vara svårt att skilja jobb från fritid. Att det skulle vara svårt att skapa en bra arbetsmiljö hemma…
- Men så blev det inte. Det har funkat över förväntan. Vi gör utvärderingar av medarbetarnöjdheten löpande och på hela taget är folk rätt nöjda, säger Jennifer.
Lukas poängterar det många har erfarit under 2020 - att det som krävs för ett hållbart hemarbete, särskilt om två personer arbetar hemifrån, är disciplin.
- A och O är rutiner: börja och sluta jobba på bestämda tider, klä på dig som om du skulle till kontoret på morgonen, ta regelbundna pauser, promenera på lunchen. Plocka undan alla jobbgrejer efter arbetet för att få ett tydligt avbrott.
Vilka är era viktigaste lärdomar av omställningen?
- Att vi kan jobba på distans och att det fungerar bra. Att vi gärna fortsätter med det i viss mån, men att vi kommer behålla vårt kontor. Vi har landat i att vi gillar att ha stora ytor, plats för möten och egna arbetsplatser. Egna platser tror vi kommer att vara en fördel framåt, dels för trivseln, men även ur smittskyddssynpunkt.
Vilka verktyg hade ni inte klarat er utan?
- Videokonferens och bredband. Vi hade köpt in väl tilltagna surfvolymer från Tele2 och i backspegeln är det bra att vi inte har snålat på den punkten.
Ladda ner artikeln som pdf här:
Har du frågor om våra tjänster och produkter?
Behöver du rådgivning för att hitta rätt lösning för din verksamhet? Boka tid för möte med säljare i butik eller online, eller fyll i formuläret så kontaktar vi dig.
Om du redan är kund hos Tele2 Företag och behöver support eller service för dina tjänster ber vi dig kontakta kundservice.