Medborgarnyttan är i fokus för Järfälla kommun

Enkelt och digitalt är målet

Järfälla ligger två mil nordväst om Stockholm. I kommunen finns stora friluftsområden, Mälarens vatten, ett rikt utbud av kultur och föreningar, mångskiftande näringsliv och växande bostadsområden med utbyggd service.

Inom kommunen arbetar cirka 4 300 personer, med målsättningen att erbjuda kvalitativ välfärd och bästa möjliga service till alla som bor och verkar i Järfälla. Visionen För alla framåt har tagits fram för att kommunens medarbetare ska ha fokus på både de möjligheter och utmaningar de möter varje dag.

Järfälla är en stor kommun – över 80 000 personer bor här och antalet fortsätter växa. Kommunen planerar att bygga bostäder för ytterligare 30 000 – 40 000 människor och skapa minst 10 000 nya jobb. Med en snabbt växande befolkning och ökade krav på service och tillgänglighet för medborgarna ställs verksamheten ständigt inför nya krav på att fortsätta utvecklas, digitaliseras och moderniseras.

Järfälla kommun har traditionellt anlitat flera olika leverantörer för olika områden, som nätverk, telefoni, ärendehantering och hårdvaror med tillhörande tjänster. Utmaningen med att ha flera leverantörer skapade ökad administration för kommunens medarbetare, och det var dessutom svårt att få överblick och få samtliga delar att fungera tillsammans.

Förbättrad ärendehantering med samlad data

Järfällas medarbetare får in ett stort antal ärenden – en genomsnittlig vecka tar kommunens servicecenter emot 2 500 ärenden. Under spridningen av covid-19 sökte medborgarna mer kontakt med kommunen och de inkommande samtalen blev längre. För en kommun som sätter medborgarservice högt upp på prioriteringslistan insåg man snabbt att tillgängligheten kunde förbättras. Det var dessutom viktigt att kunna samla all data från ärendehanteringen på ett och samma ställe.

Under 2019 gick Järfälla kommun över till en ny kontaktcenterlösning från Tele2 Företag. Längden på telefonkön varierar, men i genomsnitt besvaras varje samtal inom 3 minuter.

- Den nya lösningen med ett integrerat kontaktcentersystem gör det möjligt för Järfällas servicecenter att hålla ihop kontakterna från medborgarna, oavsett vilken kanal de väljer att kontakta oss på, berättar Sara Lindgren som är chef över Järfälla kommuns servicecenter. Vi har en samlad bild över samtal, chatt, mejl och inlägg i sociala medier och kan enkelt följa upp att samtliga kontakter hanteras inom utsatt tid. Det ökar både tillgängligheten, spårbarheten och kvaliteten i kontakten med kommunen. På längre sikt kommer det förbättra våra möjligheter att utvecklas, eftersom vi kan mäta och följa upp våra resultat och jobba med ständiga förbättringar.

Skillnad på sista raden

Järfällas samarbete med Tele2 Företag har utvecklats över tid, och hittills har det inneburit att kommunen har kunnat halvera sina kostnader för nätverk, telefoni, växellösningar och hårdvara.

- Det gör verkligen jättestor skillnad för oss, berättar Järfälla kommuns it-chef Lennart Atternäs.

Med Tele2 Företag får Järfälla kommun en helhetsleverantör som tar gemensamt ansvar för samtliga delar i leverans och drift. Det innebär enklare och snabbare hantering av både den dagliga driften samt utvecklingen av tjänsterna.

Tele2 Företag tar också hela ansvaret för integrationer mot andra leverantörer, så att allt hanteras på ett ställe.

- Vi är helt outsourcade och kan i stället lägga vårt fokus på strategi, säkerhet och infrastruktur, säger Lennart Atternäs. För att det ska fungera på ett tillfredsställande sätt behöver vi en proaktiv partner som erbjuder innovativa och framför allt välpaketerade lösningar, och det har vi hittat i Tele2 Företag.

- Tele2 är en väl etablerad aktör som visar att de erbjuder både de tekniska lösningarna och den kompetens som vi efterfrågade, och det är en viktig anledning till varför vi väljer att samarbeta med Tele2 Företag. Det var dessutom det mest fördelaktiga förslaget rent ekonomiskt, så det var ett enkelt beslut, avslutar Lennart Atternäs.