Unik telefonilösning i Teams för Varbergs kommun

Som besökare i Varberg kan du uppleva hav, landsbygd och allt däremellan. Här finns långa sandstränder, historiska byggnader, skogar och kultur i en rik blandning.

I Varberg bor knappt 70 000 personer, och kommunen eftersträvar visionen Varberg – Västkustens kreativa mittpunkt. Kommunens mål är att förenkla människors vardag och inspirera dem att nå sina drömmar, och ledorden är Nytänkande – Kunskap – Framåtanda – Mod.

Håkan Axelsson är it-chef på Varbergs kommun. Här leder han en avdelning på 35 personer som tillsammans ansvarar för att kommunens drygt 5 500 anställda och 12 000 elever kan nyttja it-systemen problemfritt. I it-avdelningen ingår även ansvaret för kommunens telefoni och kontaktcenter med 20 medarbetare.

– Vi ser till att verksamheten fungerar och att systemen är igång. Vi följer upp nätverken och ser till att alla har tillgång till trådlöst nät överallt, förklarar Håkan Axelsson.

Årets superkommun - en bekräftelse på att arbetet lönar sig

Kommunen arbetar aktivt för att ge företag förutsättningar för etablering, expansion och utveckling. Målet är att skapa ett livskraftigt näringsliv, samt att utveckla verksamheter och arbetsmetoder med hjälp av teknik och digitalisering.

– För 6-7 år sedan var klimatet inte så bra för näringslivet, förklarar Håkan Axelsson. Vi ville påverka det här och har därför lagt mycket arbete på att förbättra det här området, med goda resultat. Vi använder exempelvis mycket automatisering och e-tjänster, och det underlättar både för våra medarbetare och för invånarna.

Tidningen Dagens Samhälle utser varje år Årets superkommun. Utmärkelsen grundas på en ambitiös kartläggning, där landets kommuner mäts på 144 olika värden inom 18 kategorier. Varbergs kommun har varit i final totalt sex gånger och utsetts till Årets superkommun tre av dessa – en tydlig bekräftelse på att kommunens arbete lönar sig.

– Varberg är en attraktiv kommun med god utveckling inom en rad olika områden. Jag ser utmärkelsen som ett kvitto på framgång för kommunens långsiktiga arbete, där alla våra medarbetare, men också våra invånare, företag och föreningar är delaktiga i utvecklingen av Varbergs kommun, kommenterar kommunstyrelsens ordförande Ann-Charlotte Stenkil.

Molnbaserad telefonilösning ett självklart val

2023 genomförde Varbergs kommun en upphandling av telefonitjänster, som Tele2 Företag vann.

– Vi fick ett väldigt bra avtal med Tele2, konstaterar Håkan Axelsson. Vid upphandlingar vill vi alltid hitta det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, och det fick vi här.

I avtalet ingår fast och mobil telefoni – totalt mer än 4 000 abonnemang - men den viktigaste delen i avtalet är Teams. Varbergs kommun har idag hela sin telefonilösning i Teams via Operator Connect, något som de är ensamma om bland Sveriges 290 kommuner.

– Redan 2016 gjorde vi oss av med vår gamla telefonväxel och gick över till Skype, berättar Håkan Axelsson. På den tiden hade vi 22 servrar som enbart hanterade telefoni och stödsystem, och en person som arbetade uteslutande med telefoni. När det var dags att lämna Skype var det bara molnalternativ som återstod, och då valde vi Teams.

Övergången till Teams skedde under pandemin, något som Håkan Axelsson tror kan ha underlättat då många medarbetare redan hade hunnit vänja sig vid Teams och hybrida arbetssätt. Idag arbetar delar av kommunens anställda enligt ett aktivitetsbaserat arbetssätt, så kallat ABW-kontor.

– På ABW-kontoret har vi inga fasta arbetsplatser, utan vi har kontoret i väskan så att säga, och då är det enkelt och bekvämt att ha all kommunikation i Teams. Det är helt sömlöst och vi använder alltid samma gränssnitt, säger Håkan Axelsson.

Intresset för Teamslösningen har varit stort från andra kommuner.

– Många kommuner hör av sig och vill veta mer om vår Teamslösning, säger Håkan Axelsson. Alla kommuner är olika och förutsättningarna skiljer sig åt, men det här fungerar väldigt väl för oss. Det är en modern och flexibel lösning som är väl integrerad. Den är lätt att använda och vi upplever väldigt lite störningar.

Stora fördelar för både klimat och ekonomi

Övergången till en molnbaserad lösning har inneburit stora fördelar för kommunen, både ekonomiskt och hållbarhetsmässigt. Genom att använda molntjänster kan en verksamhet minska både koldioxidutsläpp och energianvändning.

– Vi har dessutom sparat otroligt mycket pengar genom att slippa köpa in all hårdvara, konstaterar Håkan Axelsson.

Den största utmaningen med övergången till en telefonilösning i Teams har handlat om juridiken. Tidigare har det funnits en gråzon kring vad man får och inte får göra, och vilka system man som kommun får använda.

– Det har inte alltid varit enkelt, och vi har mött många frågeställningar längs vägen. Vi har behövt göra ett grundligt arbete med medvetna bedömningar där vi har analyserat alla typer av risker och konsekvenser, säger Håkan Axelsson.

Hur upplever du samarbetet med Tele2 Företag?

– Det är flexibelt och lyhört. Vi visste hur vi ville ha lösningen redan när vi gick in i samarbetet, och det har varit enkelt hela vägen. Den största utmaningen med att byta leverantör är att själv ha ordning och reda, men när man väl har allt på plats är det lätt att byta, säger Håkan Axelsson.

Att använda Teams som telefonilösning är speciellt på gott och ont, konstaterar Håkan Axelsson.

– Det finns vissa saker som vi skulle vilja utveckla i systemet, men det är inte något som vare sig vi eller Tele2 styr över, utan det ligger hos Microsoft. De kan också ändra saker utan att vi är beredda på det, men det är ingenting som är knutet till Tele2. Operatörstjänsterna är den enkla delen, de bara funkar, avslutar Håkan Axelsson.