Framtiden på Tele2 är hybrid

Det var någon vecka innan FHM gick ut med den officiella rekommendationen, men Tele2s ledning och interna krisgrupp insåg vad som skulle komma och fattade det radikala beslutet.

Omställningen gick rekordsnabbt. På bara ett par dagar var lösningar på plats så att alla kunde komma igång och arbeta digitalt från sina hemkontor.

- Det gick väldigt fort. Jag måste ge en eloge till våra Workplace- och Data-Centre Services-team som gjorde ett jättejobb med tekniken, säger IT Direktör Joss Delissen.

Samarbetsverktyg, säkerhet och systemintegrationer - allt kom på plats och har finslipats efter hand till en distansanpassad helhet, med Microsoft Teams som självklar bas.

- Vi har gått “all in” på Teams och sett till att det funkar överallt - på PC, Mac och mobiler, hemifrån och mot våra kontorslösningar, fortsätter han.

Målet är att erbjuda en sömlös upplevelse för alla 2 000 medarbetare, så att de kan arbeta och samarbeta lika bra oavsett var de befinner sig. Det ska inte vara någon skillnad om någon är på kontoret eller hemma, förklarar Joss Delissen.

- Vi har sett till att alla program fungerar fullt ut oavsett plattform. Vi har lagt extra kraft på vårt VPN och varit noga med att integrera distanslösningarna mot våra kontorslösningar så att alla får samma upplevelse, säger Joss och slår fast att detta är själva kärnan för att omfattande distansarbete ska kunna fungera i längden.

Distansarbete är här för att stanna, även i grupper som tidigare tvekat, anser han. Inte på heltid som nu, men kanske en eller ett par dagar i veckan. Många har upptäckt fördelarna med digitala möten och hemarbete, till exempel när det gäller minskad restid, livsbalans och möjlighet till ostört arbete. Men även den fysiska arbetsplatsens fördelar har synliggjorts.

- Vi pratar mycket om ”hybridkontoret” och ”hybrida arbetssätt” som lösningen för framtiden, där människor delar sin tid mellan hemmet och den fysiska arbetsplatsen. Båda delarna kommer behövas i framtiden, säger Joss.

Kontoret kommer absolut finnas kvar, men kanske får det en annan funktion? En social mötesplats för utvecklings- och förändringsarbete, där man möts för att skapa samsyn och förankra idéer, sådant som trots allt är svårt på distans, det är den bild av framtidskontoret som Joss Delissen föreställer sig.

De erfarenheter och lärdomar Tele2 har tillägnat sig under de senaste månaderna är ovärderliga för att möta både medarbetare och kunders behov av flexibla lösningar framåt. Visst kommer en tid efter pandemin, men det i princip alla är överens om är att arbetslivet inte kommer bli det samma som förr, en uppfattning som delas av Joss Delissen. 

 - Vi kommer aldrig gå tillbaka till hur det var före pandemin, det kommer inte hända. Men att bara sitta hemma är definitivt ingen lösning på sikt, säger han. 

Som IT Direktör på Tele2 leder Joss Delissen ett team på 500 medarbetare och han ingår i ett 20-tal styrgrupper. För hans del blir det hisnande 10-15 möten per dag i olika strategiska forum och uppföljningsmöten - på distans, via Teams. Antalet dagar i Kista sedan i mars är lätträknade, på sin höjd en dag i veckan. Att jämföra med tidigare fem dagar av fem.  

Hans erfarenhet hittills är att det fungerar utmärkt, så länge det rör sig om att hålla hjulen snurrande och beta av ärenden och möten, det Joss kallar ”run the business”. 

Utmaningen framåt blir att få till change management, förändringsledning, samt utveckling och innovation, det som ligger utanför den dagliga driften, konstaterar han. 

- ”Run the business” fungerar i princip var som helst, det har visat sig tydligt under den här tiden. Men det som händer mellan människor socialt, som utveckling, innovation och ad-hoc-möten - där är vi inte framme än. Vi har försökt med virtuella workshops för att skapa den yypen av ytor, men när det kommer till kritan finns det fortfarande inget som slår ett gäng runt en whiteboard.

Hur skapar man en bra hybridlösning för framtiden? 

- Först och främst gäller det att få en teknisk lösning på plats som möjliggör ett flexibelt arbetssätt och svarar mot behoven, det vill säga bredband och uppkoppling, säkerhet, mobiltjänster och integrationer. Integrationerna ska man inte underskatta, om man ska ha en hybrid miljö kommer det bli väldigt viktigt att se till att de som sitter hemma och de som är på kontoret kan jobba ihop sömlöst.

- Sedan blir den verkliga utmaningen att få till rutiner, att skapa arbetsflöden och bemanna teamen rätt, så att man säkerställer att folk jobbar med rätt sorts arbete hemifrån och rätt saker när de möts på kontoret. 

Från början höll Tele2-kontoret stängt i tre månader, bara ett fåtal medarbetare var på plats av säkerhetsskäl. Efter sommaren fanns en förväntan att återgå till kontorsarbete och personalen kom tillbaka. Nu är rekommendationen återigen att stanna hemma, även om det är tillåtet att vara på kontoret vid behov. Det är glest mellan skrivborden och den trappstegsformade arenan är tom när samlingar och stormöten flyttat ut på Teams. 

Joss Delissens realitet delas av många människor i världen 2020, inte minst på Tele2. Vissa var vana distansarbetare, vissa hade aldrig tänkt tanken att jobba hemma. Vissa uppskattar det nya medan andra längtar tillbaka - på företaget finns hela spektret av attityder och erfarenheter. Den gemensamma nämnaren är att de har tvingats ställa om och mötas digitalt.

- Tusentals människor i vår organisation sitter uppkopplade i tiotusentals möten och grupp-chattar varje dag. Våra nät måste hålla för enorma trafikmängder för att alla ska kunna sköta sitt jobb.  

Vilket verktyg hade du själv inte klarat dig utan?  - Jag lever i Teams och Cisco VMR!